Die to do-Liste nimmt kein Ende, du fühlst dich ständig unter Druck und Stress. Und richtig freuen kannst du dich auch nicht, wenn du etwas erledigt hast. Für einen besseren Umgang mit den Aufgaben im Alltag, teile ich hier meine fünf besten und liebsten Zeitmanagementtipps mit dir.
Das Kind bringt die ganze Planung durcheinander
Ich war schon immer recht gut organisiert, kam pünktlich zu Terminen und habe wenig Dinge vergessen. Häufig bekam ich das Feedback, dass ich so strukturiert sei.
Das änderte sich etwas mit der Geburt unserer Tochter. Plötzlich war da jemand, der noch mal gewickelt werden musste, obwohl wir schon im Auto hätten sitzen müssen.
Ich durfte lernen, dass die Welt nicht untergeht, wenn ich zu spät komme und dass ich nicht schneller da bin, wenn ich mich noch unter Druck setze.
Als ich dann wieder arbeiten ging, musste der ganze Alltag anders organisiert werden als bisher. Ich begann, mich verstärkt mit dem Thema Zeit- und Selbstmanagement zu beschäftigen. Ein grundsätzliches Interesse dafür hatte ich schon länger, jetzt nutzte ich es, um die Organisation des Familienalltags zu optimieren.
Hierbei haben mir die folgenden Methoden am meisten gebracht.
Die Eisenhower-Matrix
Mit dieser Matrix ordnest du die Aufgaben nach den Kategorien „wichtig“ und „dringend“. Du überlegst dir also bei jeder Aufgabe, wie wichtig und wie dringend sie ist.
Ist die Aufgabe sowohl dringend als auch wichtig, solltest du sie zeitnah erledigen. Das sind die sogenannten „A-Aufgaben“.
Aufgaben, die du als wichtig, aber nicht dringend einsortierst, solltest du für einen späteren Zeitpunkt einplanen (B-Aufgaben). Das sind Aufgaben, die häufig „hinten runter fallen“, weil keine Zeit für sie bleibt. Meistens sind das Sachen, die dich betreffen, die natürlich wichtig sind, aber leider selten dringend, zum Beispiel Zeit für dich, Entspannung oder auch eine berufliche Veränderung in Angriff nehmen. Diese Aufgaben solltest du im Blick haben und dir bewusst Zeit dafür nehmen, denn sie können auch plötzlich dringend werden und dann kommt wieder Zeitdruck dazu.
Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, kannst du versuchen zu delegieren, also abzugeben (C-Aufgaben). Wenn das nicht möglich ist, solltest du diese Aufgaben erledigen, wenn die „A-Aufgaben“ erledigt sind. Du siehst also, es ist wichtig, nicht so viele Aufgaben in der Kategorie „wichtig und dringend“ zu haben, damit noch Zeit für den Rest bleibt.
Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, kannst du eigentlich direkt von deiner Liste streichen. 😉
Auch wenn du nicht deine ganze to do Liste in dieser Form kategorisieren möchtest, hilft es dir aber doch, aus der Hektik zurück zu treten.
Statt ohne Pause eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, empfehle ich dir, durchzuatmen und dir zu überlegen, welche Aufgaben wichtig und dringend sind bzw. ob die Aufgabe, die du als nächstes erledigen wolltest, tatsächlich jetzt sofort gemacht werden muss. Dies nimmt den Zeitdruck etwas raus. Und frage dich mal, „was kann schlimmstenfalls passieren, wenn ich diese Aufgabe jetzt nicht mache?“. Auch das nimmt den Druck.
Das Parkinsonsche Gesetz
Als ich dieses Gesetz das erste Mal gelesen habe, hat es mich echt zum Nachdenken gebracht und ich musste es auch zweimal lesen.
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Das bedeutet, wenn du dir für eine Aufgabe eine Stunde Zeit nimmst, dann wirst du auch eine Stunde für die Erledigung brauchen. Wenn du dir für die selbe Aufgabe 45 Minuten Zeit nimmst, wirst du sie auch in dieser Zeit schaffen.
Überlege also mal, bevor du mit einer Aufgabe beginnst, wieviel Zeit du dir dafür nehmen willst oder kannst. Stelle dir gerne auch einen Timer, der dich erinnert, dass die Zeit rum ist.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto Prinzip lässt sich gut kombinieren mit dem Parkinsonschen Gesetz, finde ich. Das Prinzip kennst du sicher. Vilfredo Pareto untersuchte 1906 die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Er untersuchte auch die Einkommensverhältnisse europäischer und südamerikanischer Länder und stellte auch da fest, dass 20 % der Bevölkerung über 80 % des Vermögens verfügen.
Daraus wurde das Pareto-Prinzip abgeleitet: Mit 20 % des Zeitaufwandes lässt sich 80 % des Ergebnisses erzielen. Oder umgekehrt, 80 % der Zeit tragen nur zu 20 % zum Ergebnis bei.
Das zeigt, wie häufig wir uns in Details verlieren, wenn wir eine Aufgabe erledigen. Ich finde, bei Präsentationen, die man in der Arbeit erstellt, passt das Prinzip ziemlich gut. Relativ schnell hat man die Struktur festgelegt, der Inhalt steht auch, doch dann wird es langwierig, was den Feinschliff angeht.
Verabschiede dich also vom Perfektionismus und sei mit 80 % des Ergebnisses zufrieden.
Eat the frog
Sicher kennst du das auch: Es gibt diese Aufgaben, die man endlos vor sich herschiebt. Man findet keinen Anfang und hat auch einfach keine Lust darauf.
Beginne deinen Arbeitstag mit genau solchen Aufgaben. Erledige direkt als erstes die unangenehmste Aufgabe des Tages. Du wirst sehen, du fühlst dich direkt besser und die restlichen Aufgaben gehen fast von selbst.
Mehrere to do Listen
Und dann noch ein Tipp, den ich auch gerne meinen Kundinnen im Coaching weitergebe, insbesondere wenn sie von der langen to do Liste wie gelähmt sind.
Nutze mehrere to do Listen.
Auf die eine Liste schreibst du alles, was dir einfällt, was erledigt werden muss. Das kann die Besorgung eines Geschenkes in zwei Wochen sein oder der Arzttermin, den du schon längst vereinbaren wolltest. Sammle einfach alles auf einem Zettel, völlig unstrukturiert.
Wenn du nun deine Tagesplanung machst, entweder abends für den nächsten Tag oder morgens für den heutigen Tag, nimmst du dir die Komplettliste zur Hand und suchst davon die Aufgaben aus, die du heute erledigen möchtest.
Achte darauf, dass du dir nicht zu viel vornimmst und berücksichtige auch, wieviel Zeit du tatsächlich hast. Wenn du lange arbeiten musst und danach noch private Termine anstehen, bleibt natürlich nicht viel Zeit, um Dinge zu erledigen. Dann planst du weniger ein. Wenn am Nachmittag nichts ansteht, kannst du dir vielleicht mehr vornehmen. Immer wenn du eine Sache fertig hast, streichst du sie auf der Liste durch oder hakst sie ab. Idealerweise ist diese Liste am Abend leer, du kannst mit einem guten Gefühl den Tag beenden und mit der Komplettliste wieder den nächsten Tag planen.